Horarios de personas
Comprobamos cuadrantes, guardias y turnos
Si tienes un cuadrante ya hecho (guardias, turnos rotativos, el horario de un equipo), comprobamos con números si cumple sus propias reglas y si el reparto es justo. Calcularlo desde cero es otro problema, y va más adelante: está explicado abajo.
Auditar un plan no necesita saber generarlo. Para decirte qué reglas cumple tu cuadrante y cuáles no, con el día exacto de cada fallo, no hace falta saber construir uno mejor. Por eso la auditoría se puede vender sola.
Este problema tiene su propio vocabulario
Un plan de obra habla de precedencias, duraciones y grúas: qué tarea va antes de cuál y cuántas máquinas hay. Un cuadrante de personas no discute el orden de ninguna tarea. Discute quién cubre cada día, cuánto descansa cada uno y si el reparto es justo. Sus restricciones tienen nombres propios:
- Cobertura
- Cada turno de cada día tiene que estar cubierto por alguien. Un día sin nadie no es un descuido pequeño: es el fallo más caro del cuadrante.
- Descanso mínimo
- Entre el final de un turno y el principio del siguiente de la misma persona tiene que pasar un tiempo mínimo. La versión más simple: no hacer guardia dos días seguidos.
- Turnos seguidos
- Un máximo de días o de noches consecutivos por persona, aunque medien descansos cortos.
- Festivos
- Los días que no cuentan igual. Muchas reglas cambian en festivo, y un incumplimiento que cae en uno suele tener explicación en vez de culpable.
- Reglas de la casa
- Las que no están en ningún convenio pero mandan igual: «quien hace la guardia del sábado libra el lunes». Cada servicio tiene las suyas y suelen estar escritas en prosa, cuando están escritas.
- Equidad
- Que la carga se reparta: en total, y también por tipo de día. Doce sábados para la misma persona pueden convivir con un total perfectamente medio.
Cómo se mira un cuadrante
Un cuadrante no se dibuja como un cronograma. El diagrama de barras que sirve para una obra aquí estorba: gasta la pantalla entera en representar un ritmo que se lee mejor como cuadrícula, y encima le quita a quien lo hizo la forma en la que ya sabe leerlo. Así que no sustituimos tu rejilla, la aumentamos.
El mes, persona a persona
¿Es justo? Cada fila es una persona, y el color va de la mañana (claro) a la noche (oscuro).
En esta vista el color dice cuánta gente hay y nada más: qué turno es ya lo dice la fila. Dos significados en el mismo canal no se leen.
Los doce nombres son inventados, y se nota a propósito: van en orden alfabético, uno por letra. Ningún cuadrante real es así. El reparto de turnos lo genera el propio código de esta página, que se puede leer.
Los totales del borde son lo que hace cualquiera en su Excel: a la derecha, las noches que le han tocado a cada uno este mes. Abajo, cuánta gente hay cada día. Contestan de un vistazo las dos preguntas que la rejilla, sola, obliga a contar a ojo.
Ordenamos por noches porque una rejilla ordenada por apellido tritura la estructura que contiene: el abecedario no tiene nada que ver con el reparto, así que un desequilibrio que existe no se ve. Ordenada por noches, el desequilibrio aparece como una forma y no hay que contar nada.
El retorno rápido es el hallazgo que más aporta y el más difícil de ver, porque no está en ninguna celda: sale de noche y entra de mañana al día siguiente, y eso deja menos de once horas de descanso. Vive en la costura entre dos celdas, así que una rejilla que pinta celdas es ciega a él por construcción. Por eso se marca en el borde que las une. El umbral de once horas es el que usa la literatura de salud laboral. Aquí solo se enseña: cuántas horas exige tu convenio es dato tuyo.
Dos decisiones de diseño. El color codifica la hora del día: mañana, tarde y noche son una secuencia, y por eso van de claro a oscuro. Así los bloques de noches aparecen como manchas y una rotación mala se ve sin que nadie la señale. Y el incumplimiento va en el borde de la celda, nunca en el relleno: así se ve a la vez qué turno es y que falla. Pintar la celda de rojo borra el turno, que es justo el dato que hace falta para entender el fallo. Lleva además un signo de admiración encima, porque está medido que codificar por dos canales acierta bastante más que por uno, y un cuadrante acaba fotocopiado en blanco y negro y colgado en la pared, donde un borde de color se vuelve gris igual que el relleno.
Quién está hoy
La pregunta más frecuente en un servicio es quién está ahora mismo. En las herramientas del sector esta es la pantalla por defecto, y llega antes que cualquier rejilla. Pincha una columna arriba para cambiar de día.
Sale del mismo plan que todo lo demás, así que si algo no cuadra aquí tampoco cuadra arriba.
Los patrones que se repiten
Doce personas y treinta días son trescientas sesenta celdas, y casi nadie tiene un ritmo propio: hay unos pocos patrones y la gente rota por ellos. Enseñar los patrones en vez de las celdas es pasar de trescientos sesenta datos a media docena.
Cada fila es una semana tipo, con las veces que aparece en el año y quién la lleva más. Un patrón que solo tiene una persona detrás suele ser el que hay que mirar: o es un privilegio o es un castigo, y en los dos casos hace falta que alguien lo haya decidido.
La cobertura
Cuánta gente hay en cada turno, día a día, contra la que hace falta. Tres paneles y no tres líneas: la rampa de claro a oscuro que hace legible la rejilla fracasa en líneas finas, porque tres tonos del mismo color superpuestos no se distinguen. Separados, la pregunta que contestan es la buena: ¿cuál va corto?
La raya roja de cada panel es lo que hace falta, dos personas por turno. En este ejemplo no baja ninguna. Una barra por debajo saldría en rojo.
La equidad
Un punto por persona, midiendo su desviación respecto al reparto justo. Puntos y no barras a propósito: lo que importa es la dispersión y quién se sale, no la magnitud.
El año entero, de un vistazo
Una fila por persona y trescientos sesenta y cinco días. Aquí se ven los patrones que un mes esconde, del tipo «esta persona tiene todos los puentes».
Los datos de estos cuatro son los del mismo ejemplo de arriba.
Qué comprobamos
Sobre el cuadrante que ya tienes, normalmente un Excel, comprobamos regla a regla y con el día exacto de cada resultado:
- La cobertura: si algún día o algún turno se queda sin nadie, y cuál.
- Tus reglas, una a una: descansos, días seguidos y las reglas de la casa, tal como tú las cuentes. Cada incumplimiento sale con su fecha, no como un porcentaje.
- La equidad: la carga de cada persona frente a la cuota justa, calculada mes a mes sobre quién estaba activo. Así una baja o una incorporación a mitad de año no falsean la cuenta de nadie.
- La diferencia entre un fallo y un fallo con explicación: un incumplimiento que cae en festivo se señala, pero se señala con su contexto. Acusar de error lo que fue un sorteo de puente cuesta la credibilidad del informe entero.
- Lo que el fichero no dice, se declara: de un cuadrante no se ven las vacaciones ni los congresos, así que el informe dice qué falta para calcular la cuota en vez de darla por buena.
Un caso real: un año de guardias
Nos mandaron el cuadrante de guardias de un servicio, un año entero en un Excel, con sus reglas escritas en una hoja aparte, para comprobarlo contra esas reglas. El fichero es privado, así que de él no se publica ninguna cifra.
Los nombres escritos de varias maneras
En ese fichero, el mismo nombre aparecía escrito de varias maneras, con y sin tratamiento y con alguna letra cambiada. Sin fundir esas variantes salían más personas de las que había, y cualquier medida de equidad era falsa, porque la carga de cada persona real quedaba repartida entre sus dobles. Es lo que le pasa a cualquier cuadrante que vive un año en un Excel mantenido a mano por gente distinta. Por eso una auditoría empieza por ahí: antes de contar nada, cuadrar cuántas personas hay de verdad detrás de esos nombres, y enseñar qué se fundió con qué para que lo confirmes tú.
Quien nos trajo el caso ya lo había intentado con un chat de IA de propósito general, sin resultado: el cuadrante que le proponía cargaba los sábados siempre sobre la misma persona. Unas reglas o se cumplen o se dice que no se pueden cumplir y por qué.
Lo que no hacemos
Calcular el cuadrante desde cero
Más adelanteEl motor sabe. El equipo compite en los bancos públicos de esta familia y tiene resultados verificados y publicados por terceros: uno de ellos mejoró la mejor marca publicada en un cuadrante de hospital, y se quedó a un punto de la cota que demuestra lo perfecto. Está en por qué nosotros, con el enlace a la tabla donde se puede comprobar.
Para generarlo desde cero faltan cuatro piezas, y son cuatro piezas concretas:
| Lo que pide un cuadrante | Lo que tiene la herramienta |
|---|---|
| «en cada turno hacen falta al menos dos» | capacidad, que es un techo y no un suelo |
| «esto lo hace Marta» | medios anónimos e intercambiables |
| «doce horas entre turno y turno» | orden entre tareas, no reglas dentro de la línea de una persona |
| «que el reparto sea justo» | el objetivo es acabar antes |
Y hay una diferencia de fondo debajo de esas cuatro: en una obra decides cuándo empieza cada trabajo, y en un cuadrante los huecos ya están fijos en el tiempo y decides quién los ocupa.
Por eso el camino no es estirar lo que hay hasta que quepa un cuadrante, sino traer aquí el modelo que ya existe, como familia propia y con su puerta. Si necesitas que te generemos uno, escríbenos a [email protected]: es un trabajo nuestro con tu fichero delante, no un botón en esta pantalla.
Cualificaciones y perfiles
no está«Al menos un sénior por turno», «esto solo lo pueden cubrir tres personas»: no modelamos quién está cualificado para qué, ni al auditar ni en el resto del producto.
Programación de quirófanos
más cerca, pero noColocar intervenciones con quirófanos y equipos limitados se parece mucho más a lo que el motor sí hace con actividades y recursos. Pero necesita calendario, disponibilidad por franja («ese quirófano solo por las mañanas») y casi siempre cualificaciones, y la herramienta no tiene ninguna de las tres.
El equipo compite en los bancos de pruebas públicos de esta familia de problemas, con resultados verificados por terceros. Están en su propia página.
¿Tu fichero es un plan de actividades (una obra, una parada de planta, un proyecto)? Entonces lo subes en comprobar y te decimos qué no cumple. ¿Es un cuadrante de personas? Esa pantalla no lee cuadrantes: lo tuyo es la auditoría de esta página, y el camino es mandárnoslo a [email protected].